Formación presencial en IA en tu empresa: qué preparar

Para una formación presencial en IA en tu empresa necesitas cinco cosas: un objetivo por área, una lista de participantes con sus tareas, cuentas que funcionen con un plan revisado, equipos preparados y documentos autorizados para practicar. Sin esos cinco elementos la sesión se dedica a resolver accesos y a inventar ejemplos. Esta es la lista que puedes repasar con quien vaya a impartirla.

Objetivo: una frase por área

Pide a cada responsable que complete esta frase: «Al terminar, las personas de mi área deben poder hacer ___ con ___, y lo revisará ___». Si alguien solo puede escribir «aprender IA», hace falta una conversación más antes de cerrar el programa.

Participantes: quién va y con qué tarea

• Lista de nombres con puesto y dos o tres tareas habituales.
• Nivel de partida de cada persona y herramientas que ya utiliza, incluidas las de su cuenta personal.
• Grupos de seis a diez personas para la práctica, nuestra recomendación inicial.
• Turnos resueltos, para que nadie atienda clientes mientras practica.
• Un responsable de cada área presente, al menos al principio, para decidir sobre la marcha qué se puede usar.

Conviene preguntar por las cuentas personales sin ánimo de sancionar. Saber si ya se usan es lo que permite decidir qué datos deben dejar de pasar por ellas.

Cuentas y licencias: la parte que más conviene adelantar

No hace falta contratar todas las herramientas. Decide con cuál o cuáles se va a trabajar, y deja resuelto lo siguiente al menos una semana antes:

• Plan concreto que usará cada persona, con sus funciones y condiciones comprobadas. Las licencias se contratan aparte de la formación.
• Acceso probado por cada participante con su propio usuario, con la contraseña a mano y la doble verificación disponible en su móvil.
• Persona administradora localizable durante la sesión, por si hay que activar una función.
• Funciones de conexión a correo o a carpetas decididas antes: activadas, o desactivadas a propósito. Si dudas sobre los agentes, repasa la diferencia con un asistente.

Evita las cuentas compartidas. Impiden saber quién hizo qué, y mezclan historial e instrucciones de varias personas.

Requisitos de equipos y sala

Cada participante necesita un ordenador con el que trabaje normalmente, porque en él están sus programas y sus archivos. Para una sala en tu empresa, comprueba:

• Wifi que aguante a todo el grupo a la vez y permita acceder a las herramientas elegidas. Algunas redes de empresa las bloquean.
• Enchufes suficientes.
• Pantalla o proyector con la conexión adecuada.
• Mesas donde quien imparte pueda acercarse a ver cada pantalla.

Trabajamos con base en Algeciras y el Campo de Gibraltar. Si tu empresa está en otra zona, los desplazamientos se detallan en la propuesta.

Documentos autorizados: sin esto no hay práctica real

Este punto requiere tiempo, porque alguien con autoridad debe revisar cada archivo. Prepara una carpeta por puesto con ejemplos reales de tarea: un modelo de presupuesto, una ficha de producto, un procedimiento interno, una tabla de datos.

Situación del documento	Qué hacer antes de la sesión
Público o ya publicado	Se puede usar
Interno sin datos personales ni información confidencial	Lo autoriza el responsable del área
Contiene nombres, contactos o datos de clientes o empleados	Crear una versión con datos ficticios, salvo decisión expresa con el plan ya revisado
Contratos, datos de salud, nóminas o información muy sensible	Dejarlo fuera y practicar con un documento inventado de la misma forma

Para decidir los casos dudosos, sigue qué revisar antes de compartir documentos con un asistente de IA.

Decisiones internas que deben estar tomadas

Son tres, y la formación puede ayudarte a afinarlas, aunque el punto de partida le corresponde a la empresa:

1. Qué datos no se pueden introducir en ninguna herramienta.
2. Quién revisa los resultados en cada área.
3. Qué acciones requieren siempre aprobación de una persona.

Punto de partida para medir

Si quieres saber después qué ha cambiado, tienes que anotar antes cómo se hacen las tareas seleccionadas. Unos días antes de la sesión basta con registrar lo que te explicamos en cómo medir el resultado de una formación en IA.

Si te falta algo

Un punto pendiente en cuentas o en sala se suele arreglar en días. Si faltan los objetivos o los documentos autorizados, retrasa la fecha: en esas condiciones acabarías pagando una sesión general. También puede convenirte empezar por un solo grupo y ampliar después, sobre todo si tu equipo tiene puestos muy distintos. El método completo está en cómo organizar una formación en IA por puestos de trabajo.

En nuestra formación presencial en IA para empresas, esta preparación forma parte del estudio previo y la hacemos contigo. Para empezar, cuéntanos cuántas personas y qué áreas participarían, y con eso calculamos el precio. Nuestra formación no incluye bonificación ni acreditación oficial, así que si quieres bonificarla, consúltalo con tu asesoría antes de cerrar la fecha.