Contratar gestión de redes sociales: qué preparar antes

Antes de contratar la gestión de redes sociales, prepara seis cosas: acceso a tus perfiles, fotos que puedas usar, las promociones y novedades de los próximos meses, tu identidad visual, una persona responsable y una fecha fija de revisión. Con eso resuelto, el primer calendario puede empezar a trabajarse sin esperas. Usa esta lista como comprobación y marca lo que ya tienes.

1. Accesos a Instagram y Facebook

• Sabes con qué cuenta o correo se creó cada perfil.
• Alguien de tu empresa, y no solo un antiguo proveedor, conserva el control.
• Sabes si tu página y tu cuenta de Instagram están en una cartera comercial de Meta.

Este último punto determina cómo se comparte el acceso. Meta explica el procedimiento en su ayuda sobre socios de una cartera comercial y sobre acceso a una página de Facebook. Hazlo desde una cuenta con permisos de administración y comprueba el nivel de acceso que concedes.

Si no recuerdas quién administra tus perfiles, resuélvelo primero. Es la parte que más puede retrasar el comienzo y depende de ti o de quien creó las cuentas. Evita compartir contraseñas por mensaje cuando la plataforma ofrezca una forma de dar permisos.

2. Fotos y permisos

En nuestro plan, las imágenes las aportas tú, porque no incluye fotografía presencial ni grabación. Reúne en una carpeta compartida las que tengas de tu local, tus productos, tu equipo y tus trabajos.

Pregúntate por cada grupo de imágenes:

• ¿Es tuya la foto o tienes permiso para usarla? Una imagen encontrada en internet o el catálogo de un proveedor puede tener condiciones de uso propias.
• ¿Se ve bien en un móvil? Una foto oscura o muy pequeña limita lo que se puede diseñar con ella.
• ¿Aparece alguien reconocible?

Esta última pregunta tiene consecuencias legales. La AEPD señala en una resolución de 2020 que incluir en redes imágenes que identifican a una persona es un tratamiento de datos personales, que en supuestos como el analizado la base es, en general, el consentimiento, y que quien publica la foto debe poder demostrarlo. En los menores de catorce años, el consentimiento corresponde a quien tiene la patria potestad o tutela. Antes de publicar a empleados o clientes, guarda su autorización por escrito y consulta a tu asesor si tienes dudas sobre tu caso.

3. Lo que quieres contar

Prepara un borrador de calendario comercial con fechas y datos cerrados:

Qué	Dato que hace falta
Promociones	Condiciones, precio y fechas de inicio y fin
Novedades	Producto o servicio, y desde cuándo está disponible
Fechas señaladas	Festivos, temporada alta, cierres por vacaciones
Servicios que quieres impulsar	Para quién son y cómo se contratan
Preguntas frecuentes	Lo que más te preguntan por teléfono o en el mostrador

Esa última fila suele dar contenido útil sin necesidad de inventarlo. Si no sabes cuánto puedes contar en un mes, calcúlalo con esta guía sobre el número de publicaciones.

4. Identidad visual

Basta con reunir lo que exista: logotipo en buena calidad, colores, tipografías y ejemplos de piezas que te gusten o que quieras evitar. El plan incluye una revisión inicial de biografía, enlaces y criterios visuales, sin rediseño de marca. Si tu logotipo solo existe en una foto borrosa o ya no representa lo que haces, valora primero un estudio de marca.

5. Una persona responsable

Nombra a una sola persona como interlocutora, con autoridad para confirmar precios y aprobar el lote. Si hay un socio que debe opinar, que lo haga a través de ella. Conviene decidir también quién contestará los mensajes y comentarios, porque ese trabajo queda en tu negocio: el plan desde 200 €/mes + IVA no incluye la atención diaria.

6. Un calendario de revisión

Elige dos fechas al mes y mantenlas: una para enviar el material y otra para aprobar el lote. Las piezas se programan tras la aprobación, y un retraso mueve el calendario.

Qué dejar por escrito con quien contrates

El término community manager se usa tanto para quien crea y publica contenido como para quien atiende a la comunidad, así que no des por hecho lo que incluye. Pide por escrito cuántas piezas recibes al mes, quién contesta los mensajes, qué informe recibes y cómo se medirán las consultas. Añade también quién conserva perfiles y archivos si termináis. Los accesos deben seguir a nombre de tu empresa.

Si te faltan cosas

No hace falta tener la lista completa para hablar con nosotros. Con los accesos localizados y algo de material ya se puede valorar el punto de partida. Cuéntanos qué tienes y qué te falta y revisamos juntos tus perfiles para el plan de redes.