Análisis previo de un software a medida: qué debe incluir

El análisis previo a un software a medida, que también encontrarás como análisis de requisitos o fase de descubrimiento, consiste en estudiar seis cosas de la empresa: sus procesos, quién hará cada tarea, qué datos se manejan, qué permisos necesita cada persona, con qué servicios debe conectarse la aplicación y cómo se decidirá que el trabajo está terminado. Al acabar, deberías tener por escrito qué se construye, qué se deja fuera y cuánto cuesta mantenerlo.

Este es el guion que seguimos en Somos Liria. Te sirve también para valorar la propuesta de cualquier otro proveedor.

Las seis áreas y qué preguntamos en cada una

Procesos

Seguimos el trabajo real, desde lo que lo inicia hasta lo que lo cierra, incluidas las excepciones: el pedido que se cancela a medias, la factura con un error, el material que no llega. Nadie suele mencionarlas si le pides que explique «cómo funciona» sin enseñarlo, y son las que más complican una aplicación.

Salimos de esta parte con el proceso prioritario elegido, lo que marca el alcance de la primera versión.

Personas

Hablamos con quien hace la tarea además de con quien la dirige, porque pueden describirla de forma distinta. Anotamos dónde trabaja cada persona (mostrador, almacén, ruta, oficina) y con qué dispositivo. Una pantalla pensada para escritorio sirve de poco a quien la va a consultar de pie con el móvil.

Datos

Hacemos inventario de la información, dónde vive hoy y quién responde de ella. Decidimos qué hay que traer a la aplicación nueva, qué se queda archivado y quién lo limpia. Es tan laborioso que tiene su propia guía: cómo preparar los datos antes de cambiar de herramienta.

Si la aplicación va a contener datos de clientes o empleados, el estudio también lo recoge. Quien trata datos personales por cuenta de tu empresa necesita un contrato escrito que le vincule, con el objeto, la duración y la finalidad del tratamiento y el tipo de datos, según recuerda la AEPD. Tu asesor legal debería revisar ese contrato.

Permisos

Para cada perfil escribimos qué puede ver, crear, cambiar y borrar. También concretamos qué acciones deben quedar registradas, con quién las hizo y cuándo. Un ejemplo de las decisiones que salen aquí: si una dependienta puede consultar existencias pero no ver los márgenes, o si solo una persona puede anular un pago.

Conexiones

Listamos los servicios con los que la aplicación debe hablar: tienda online, facturación, correo, banco, transporte. Para cada uno comprobamos si permite una conexión, qué límites tiene, qué cuenta la autoriza y qué ocurre si se cae.

La facturación merece una pregunta expresa. El reglamento conocido como Veri*factu exige que los sistemas que emiten facturas cumplan unos requisitos, y el BOE fija como límite para adaptarlos antes del 1 de enero de 2027 a quienes tributan por el Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 al resto de obligados. La Agencia Tributaria indica además que cada sistema en funcionamiento debe contar con la declaración responsable de su productor. Según el caso, puede resultar más sensato que la aplicación se conecte a un programa de facturación ya adaptado en vez de emitir facturas por sí misma. Conviene contrastarlo con tu gestoría.

Criterios de entrega

Es la parte que más discusiones evita. Cada función lleva una prueba concreta que tu equipo puede hacer. «Gestionar pedidos» no se puede comprobar. «Una persona de almacén abre un pedido desde el móvil, lo marca como preparado y administración ve el cambio» sí.

Lo que debes tener en la mano al terminar

Usa esta lista para revisar cualquier propuesta:

• Procesos incluidos y excluidos de la primera versión
• Pantallas y perfiles de usuario
• Datos que se migran, quién los prepara y cómo se comprueban
• Conexiones externas, con sus permisos y límites
• Criterios de aceptación de cada función
• Titular de las cuentas de infraestructura y coste recurrente previsto
• Acceso al código, al repositorio y a la documentación
• Copias de seguridad, recuperación y exportación si termina la relación
• Soporte: horario, tiempos de respuesta y qué incluye el mantenimiento
• Forma de presupuestar funciones nuevas

Si una propuesta no responde a alguno de estos puntos, pregúntalo antes de firmar. Con el proyecto en marcha, tendrás menos margen para negociar la propiedad del código y la salida de tus datos.

Cuándo puede ser más corto

El tiempo de análisis depende de lo que ya esté decidido. Si tienes el proceso documentado, una sola persona decide y no hay conexiones ni datos antiguos, se resuelve antes. Con varios departamentos, excepciones que nadie ha escrito o una migración, saltárselo solo traslada esas dudas a la fase de desarrollo, donde cuesta más cambiar de idea. Esta definición es también lo que permite calcular el precio del proyecto con algo más que una estimación.

Cómo sigue y cómo se paga

Tras el estudio acordamos la definición y probamos un recorrido de pantallas antes de desarrollar todas las funciones. Enseñar ese recorrido a quien usará la aplicación permite corregir un malentendido antes de programarlo. Luego llegan el desarrollo por fases, el arranque y el soporte, en las condiciones que se hayan pactado.

El estudio está incluido cuando contratas un proyecto de software a medida, desde 5.900 € + IVA. Si solo quieres el diagnóstico en un documento, sin desarrollo posterior, se presupuesta aparte. La primera conversación sirve para saber si hay un proyecto viable, y si aún dudas de que lo haya, repasa antes cuándo necesita una pyme software a medida.

Tu siguiente paso

Para prepararnos, indícanos los procesos que quieres mejorar, cuántas personas usarían la aplicación y qué herramientas tenéis hoy. Pide el estudio de tu empresa.