Cuánto cuesta un software a medida: qué determina el precio

Lo que cuesta un software a medida depende sobre todo de cinco cosas: cuánto abarca la primera versión, con cuántos servicios externos se conecta, qué datos hay que traer de los sistemas anteriores, cuánto hay que probar y qué mantenimiento necesita después. Nuestros proyectos parten de 5.900 € + IVA, con el estudio de empresa y una primera versión de alcance definido.

Ese «desde» corresponde a un alcance inicial concreto. Dos empresas del mismo tamaño pueden recibir presupuestos muy distintos, porque una puede tener un proceso lineal y la otra muchas excepciones, perfiles y conexiones. Por eso los rangos de precios que publican algunos proveedores orientan poco si no indican qué alcance cubren. Si aún no sabes si te conviene un desarrollo, empieza por cuándo necesita una pyme software a medida.

Factores que determinan el precio

Factor	Lo que lo hace crecer	Pregunta que debes hacer
Alcance	Más procesos, pantallas y perfiles con permisos diferentes; muchas excepciones	¿Qué queda fuera de la primera versión?
Conexiones	Cada servicio externo, sobre todo si limita lo que permite hacer o cambia sus condiciones	¿Qué pasa cuando la conexión falla?
Migración	Datos antiguos, duplicados o repartidos en varios archivos	¿Quién limpia los datos y quién da el visto bueno?
Pruebas	Procesos donde un error sale caro: dinero, existencias, datos personales	¿Qué pruebas se han acordado y quién las hace?
Mantenimiento	Actualizaciones, correcciones, consumo de servidores y servicios	¿Cuánto costará al mes o al año, y qué incluye?

La migración es fácil de subestimar, porque desde fuera parece un simple traslado de archivos. Si tus datos necesitan trabajo, prepararlos antes de cambiar de herramienta reduce esa partida.

Qué puede entrar en una primera versión

Tras el estudio elegimos entre estas piezas según lo que tu proceso necesite: acceso por usuario, permisos por función, pantallas del proceso prioritario, registro de la actividad relevante, búsqueda, exportación, copias de seguridad y una conexión externa, si se ha pactado.

Son opciones de alcance, así que un proyecto de 5.900 € + IVA no las incluye todas por defecto. Tampoco da derecho a pedir funciones sin límite: lo que se añade después se presupuesta. Cuando hay muchos departamentos, varias sedes o migraciones complejas, dividimos el trabajo en fases, cada una con su presupuesto.

Gastos que no aparecen en el precio de salida

Pide que figuren por escrito desde el principio, aunque aún sean estimaciones:

• Servidores y bases de datos, con el nombre del titular de las cuentas.
• Consumo variable: almacenamiento, envío de correos, lectura de documentos o uso de modelos de IA, si se emplean.
• Licencias de terceros y cuotas de los servicios conectados.
• Mantenimiento y soporte.
• El tiempo de tu propio equipo en reuniones, pruebas y limpieza de datos, que no irá en ninguna factura.

Un caso aparte es la facturación. Si quieres que la aplicación emita facturas, tendrá que cumplir los requisitos del Real Decreto 1007/2023, y eso añade trabajo. Antes de decidirlo, estudia también la conexión con un programa de facturación ya adaptado.

Cómo comparar dos presupuestos

Un presupuesto más bajo puede ser mejor o, simplemente, incluir menos. Colócalos uno junto a otro y compara primero lo que mueve el importe: qué procesos y perfiles entran, quién prepara los datos, qué conexiones se nombran y qué pruebas, formación y corrección de fallos incluye la entrega. Luego suma el coste recurrente de cada uno durante un par de años, porque una entrada barata con un mantenimiento caro cambia la comparación.

Para lo que queda fuera del importe, como la propiedad del código o la salida de tus datos, usa la lista de lo que debes recibir tras el estudio. Si un presupuesto deja varios puntos sin contestar, pide que los responda antes de comparar su cifra con la de otro.

Cuatro formas de reducir el coste

Reduce la primera versión a un solo proceso. Dedica a una persona de tu empresa a decidir con rapidez, porque las dudas sin resolver alargan el proyecto. Limpia los datos antes de empezar, y conserva los programas estándar que ya funcionan, conectándolos en vez de reescribirlos.

Una primera conversación

No podemos darte una cifra cerrada sin ver tu proceso, pero sí decirte en una primera conversación si encaja en una primera versión de software a medida o si convendría dividirlo en fases. Cuéntanos qué necesitas resolver.