Migración de datos al cambiar de software: pasos y checklist

Para hacer una migración de datos al cambiar de software, haz inventario de todo lo que tienes, decide qué merece pasar, nombra a un responsable por cada tipo de dato, límpialo, ensaya el traslado con una muestra y compara el resultado con el original antes de dejar de usar el sistema antiguo. En ese orden, los problemas aparecen cuando todavía hay tiempo de arreglarlos.

Puedes empezar hoy mismo, aunque aún no hayas elegido herramienta o estés decidiendo si te conviene un software a medida. Casi todo este trabajo te hará falta igual, y necesita a alguien que conozca el negocio.

Paso 1. Inventario: encuentra los datos que nadie recuerda

Crea una hoja con una fila por cada fuente y estas columnas: qué contiene, dónde está, quién la actualiza, formato, última modificación y si incluye datos personales.

Mira más allá del programa principal. Revisa también:

Hojas de cálculo en ordenadores personales y en correos
Cuadernos, carpetas de papel y fichas
Listas de contactos en el móvil de quien trata con los clientes
Exportaciones de la tienda online, el banco o la gestoría
Plantillas de presupuestos, contratos y etiquetas
Conexiones con otros programas, como banco, pasarela de pago o tienda, para comprobar si el sistema nuevo las admite
Notas guardadas en campos que se usan para otra cosa, como un teléfono escrito en «Observaciones»

Comprueba también pronto si tu proveedor actual te deja exportarlo todo, en qué formato y con qué coste. Si encuentras trabas, el calendario de todo lo demás cambia.

Paso 2. Decide qué pasa y qué se archiva

Migrar todo por si acaso traslada también el desorden. Clasifica cada fuente en una de estas categorías:

Decisión	Ejemplo	Qué haces
Pasa	Clientes activos, catálogo vigente, existencias de hoy, pagos pendientes	Limpiar y migrar
Se archiva	Pedidos cerrados de hace años que no consultas a diario	Guardar en un formato legible y fácil de buscar
Se elimina	Duplicados, pruebas, datos que ya no necesitas	Borrar tras comprobarlo con quien proceda

Consulta a tu gestoría antes de borrar nada con trascendencia fiscal o contable. Con los datos personales, revisa además si sigues teniendo motivo para guardarlos: el RGPD pide conservarlos solo mientras sean necesarios para su finalidad.

Paso 3. Asigna un responsable por tipo de dato

Una persona decide sobre los clientes, otra sobre el catálogo, otra sobre el dinero. Son quienes resuelven dudas como cuál de dos fichas de un cliente es la correcta. Sin ese nombre, la duda acaba resolviéndola quien programa la migración, que es quien menos sabe de tu negocio.

Paso 4. Limpia con reglas escritas

Acuerda las reglas antes de tocar un archivo y aplícalas siempre igual:

Identificadores: cada cliente, producto y proveedor con un código único que no cambie.
Duplicados: «Hnos. García» y «Hermanos García, S.L.» pueden ser la misma empresa. Busca por NIF, teléfono o correo y fusiona.
Formatos: una sola forma de escribir fechas, importes, unidades y prefijos de teléfono.
Campos mezclados: si «Dirección» contiene también la ciudad y el código postal, sepáralos si la herramienta nueva lo pide.
Valores vacíos: define si un dato que falta se completa, se marca como pendiente o bloquea el traslado.
Existencias y saldos: recuenta lo físico y concilia lo que se debe. Estos datos caducan pronto, así que cárgalos lo más cerca posible del arranque.

Guarda una copia intacta de todo antes de empezar y trabaja siempre sobre otra.

Paso 5. Ensaya con una muestra incómoda

Elige unos pocos registros problemáticos en lugar de los más limpios: un cliente con acentos y varios domicilios, un producto con variantes, un pedido parcialmente devuelto, una factura con dos tipos de IVA. Cárgalos en un entorno de prueba y pide a quien los usa a diario que trabaje con ellos.

Repite después con el conjunto completo, también en pruebas, y anota cuánto tarda. Ese dato te dice cuánto tiempo necesitas para el traslado real.

Paso 6. Valida antes de dar por bueno

Recomendamos que el responsable de cada dato firme esta comprobación con su nombre:

Coincide el número de registros por tipo entre origen y destino
Coinciden las sumas de control: total de saldos pendientes, unidades en existencias, importes por año
Se han abierto y revisado a mano varios registros de cada tipo
Los acentos, la ñ, los decimales y las fechas se ven bien
Las relaciones siguen en su sitio: cada pedido con su cliente, cada línea con su producto
Los documentos adjuntos se abren
Los permisos se han comprobado: cada perfil ve solo lo que le corresponde
Se ha restaurado una copia de seguridad en el sistema nuevo

Paso 7. Prepara el día del cambio

Fija una fecha de corte, y elige un periodo tranquilo que evite cierres de trimestre. Enseña al equipo a usar la herramienta antes de esa fecha, con datos ya migrados, para que las dudas no lleguen el primer día con clientes delante. Decide qué pasa con lo que entra mientras dura el traslado y deja el sistema antiguo en modo solo consulta durante un tiempo, en lugar de cancelarlo al día siguiente. Trabajar a la vez en ambos sistemas puede generar datos contradictorios, así que, si lo haces, limita el periodo y define cuál manda.

Si un proveedor trata estos datos por cuenta de tu empresa y dejáis de trabajar juntos, los datos personales deben devolverse o suprimirse a tu elección, según el considerando 81 del RGPD. Pide confirmación por escrito.

Quién hace cada parte

La parte técnica la puede hacer el desarrollador, pero decidir qué dato es correcto te corresponde a ti. En nuestros proyectos de software a medida, desde 5.900 € + IVA, el presupuesto deja escrito qué se migra, quién lo prepara y cómo se comprueba, porque el volumen de este trabajo influye en el precio final. Las migraciones complejas se plantean como una fase con presupuesto propio. Es uno de los puntos que revisamos en el estudio previo de la empresa.

Trae tu inventario

Si ya lo tienes, aunque sea incompleto, tráelo a la primera conversación y lo revisamos contigo para ver qué haría falta mover. Háblanos de tu cambio de herramienta.